Faktura za współpracę influencerską: jak ją wystawić agencji lub marce
Kampania opublikowana, agencja czeka na fakturę. Ten jeden dokument decyduje o stawce ryczałtu, VAT i o tym, czy agencja w ogóle może Ci zapłacić. Od 2026 r. dochodzi do tego KSeF. Pokazujemy, co wpisać, jak opisać usługę i jakich błędów agencje najczęściej nie przepuszczają.
Jeśli masz firmę, za współpracę z marką lub agencją wystawiasz fakturę - najpóźniej do 15. dnia miesiąca po wykonaniu usługi. Nazwa usługi powinna odpowiadać umowie, bo od niej zależy stawka ryczałtu (usługa reklamowa zwykle 15%, samo udostępnienie miejsca reklamowego 8,5%). Przy zwolnieniu z VAT (limit 240 000 zł w 2026 r.) faktura jest bez VAT z podstawą „art. 113 ust. 1 ustawy o VAT”. Od 1 kwietnia 2026 r. faktury dla firm wystawia się w KSeF, a do końca 2026 r. można jeszcze poza KSeF, jeśli faktury w miesiącu nie przekraczają łącznie 10 000 zł brutto. Od 2027 r. KSeF obowiązuje wszystkich.
Faktura, rachunek czy nic: co wystawić
| Twoja sytuacja | Dokument dla agencji |
|---|---|
| Firma (JDG lub spółka) | faktura, od 2026 r. w KSeF |
| Działalność nierejestrowana | faktura bez VAT na żądanie agencji (potrzebny NIP); rachunek tylko dla osób prywatnych |
| Umowa o dzieło lub zlecenia | tylko rachunek do umowy - podatek rozlicza agencja jako płatnik |
Podatnik zwolniony z VAT - z firmą albo w działalności nierejestrowanej - formalnie wystawia fakturę na żądanie nabywcy, ale agencje i marki praktycznie zawsze jej żądają. Według stanowiska Ministerstwa Finansów i interpretacji KIS z 2026 r. rachunek nie zastępuje wtedy faktury. Która forma współpracy jest dla Ciebie najlepsza, porównujemy w artykule Umowa z agencją influencerską: faktura, rachunek czy działalność nierejestrowana?
Co musi być na fakturze
- numer faktury i data wystawienia,
- data wykonania usługi, jeśli różni się od daty wystawienia - np. data publikacji ostatniego materiału,
- Twoje dane i NIP oraz dane i NIP nabywcy - tego, z kim masz umowę (agencji, a nie marki, jeśli umowę podpisała agencja),
- nazwa usługi, ilość, cena i wartość netto,
- stawka i kwota VAT albo oznaczenie zwolnienia z podstawą prawną,
- kwota do zapłaty, termin płatności i numer rachunku.
Nazwa usługi a stawka ryczałtu
Na ryczałcie stawkę ustala się według tego, jaką usługę faktycznie świadczysz, a nazwa na fakturze to pierwszy dowód. „Usługi marketingowe” niczego nie wyjaśniają. Opisz, co i gdzie zrobiłeś, zgodnie z umową:
| Przykładowa nazwa usługi | Typowa stawka ryczałtu |
|---|---|
| Usługa reklamowa: przygotowanie i publikacja 1 rolki i 3 relacji na Instagramie promujących produkt X, kampania „Jesień 2026” | 15% |
| Lokowanie produktu X w filmie na kanale YouTube „…”, publikacja 14.10.2026 | 15% |
| Sprzedaż miejsca reklamowego: baner i link marki X w opisie kanału, bez przygotowania treści reklamowej, październik 2026 | 8,5%, jeśli nie tworzysz reklamy |
Granicę dobrze pokazują interpretacje KIS z 2026 r.: samo udostępnianie miejsca na reklamy w internecie (PKWiU 63.12.20.0) to 8,5%, a tworzenie i obsługa kampanii reklamowych (dział 73 PKWiU) - 15%. Opis na fakturze nie zmieni charakteru usługi, ale musi być z nim zgodny.
Jeśli jedna kampania obejmuje różne świadczenia, rozbij je na osobne pozycje - ułatwia to przypisanie przychodu do właściwej stawki w ewidencji. Gdy przychodu nie da się przypisać, cały podlega stawce najwyższej. Granice między stawkami omawiamy w artykule Ryczałt dla influencera: 8,5% czy 15%?
VAT: zwolnienie czy 23%
- Zwolnienie podmiotowe - jeśli Twoja sprzedaż w roku nie przekroczyła limitu 240 000 zł (w 2026 r.), wystawiasz fakturę bez VAT z oznaczeniem zwolnienia i podstawą: art. 113 ust. 1 ustawy o VAT.
- Czynny podatnik VAT - doliczasz 23% VAT. Dla agencji to zwykle neutralne, bo odlicza VAT z Twojej faktury.
- Nabywca z zagranicy - faktura bez polskiego VAT; przy firmie z UE z adnotacją „odwrotne obciążenie” i rejestracją VAT-UE. Szczegóły w artykule Współpraca z zagraniczną marką lub agencją.
KSeF w 2026 r.: co się zmienia dla twórcy
Krajowy System e-Faktur zmienia sposób wystawiania faktur, a nie zasady opodatkowania. Faktura powstaje w systemie Ministerstwa Finansów, dostaje numer KSeF i stamtąd odbiera ją agencja.
- od 1 lutego 2026 r. - obowiązek dla największych firm,
- od 1 kwietnia 2026 r. - dla pozostałych podatników, także zwolnionych z VAT,
- do 31 grudnia 2026 r. - możesz wystawiać faktury poza KSeF, jeśli ich łączna wartość w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł brutto; faktura, która przekracza limit, już musi trafić do KSeF,
- od 1 stycznia 2027 r. - KSeF dla wszystkich.
W praktyce: PDF wysłany mailem to tylko wizualizacja, a fakturą jest plik w KSeF. Agencja duża już od lutego odbiera faktury w KSeF i może prosić o nie także twórców, którzy mieszczą się w limicie. Do wystawiania potrzebujesz dostępu do KSeF (np. przez program do fakturowania) i możesz nadać uprawnienia swojemu biuru rachunkowemu.
Barter i barter z dopłatą na fakturze
Przy barterze wystawiasz fakturę za usługę promocji o wartości rynkowej otrzymanego produktu, a marka - fakturę za produkt. Gdy kampania jest mieszana, np. 2 000 zł przelewem plus produkt wart 1 500 zł, Twoja faktura obejmuje całość: 3 500 zł, a rozliczenie następuje częściowo przelewem, częściowo kompensatą z fakturą marki. Pełne zasady: Jak rozliczyć barter.
Termin, płatność i biała lista
- Termin wystawienia - najpóźniej 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu wykonania usługi. Wcześniej niż 60 dni przed wykonaniem usługi faktury wystawić nie można.
- Biała lista - jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT, podaj rachunek zgłoszony do wykazu podatników VAT. Przy płatności powyżej 15 000 zł na inne konto agencja może stracić prawo do zaliczenia wydatku w koszty, więc takiej faktury nie opłaci.
- Waluta - fakturę dla polskiej agencji wystawiasz zwykle w złotych; jeśli w innej walucie, przychód przeliczasz po kursie NBP.
Błędy, przez które agencja odeśle fakturę
- nabywcą jest marka, a umowę podpisała agencja (lub odwrotnie),
- brak daty wykonania usługi albo opis „usługi marketingowe”,
- 23% VAT doliczone przez osobę zwolnioną z VAT - albo brak podstawy zwolnienia,
- faktura wysłana jako PDF poza KSeF, gdy obowiązek już Cię obejmuje,
- pominięta wartość barteru albo faktura tylko na część gotówkową,
- polski VAT na fakturze dla zagranicznej agencji.
Nie chcesz sam pilnować faktur, KSeF i stawek ryczałtu?
Wystawiamy faktury dla twórców, prowadzimy KSeF, VAT-UE i ewidencję stawek ryczałtu. Pierwsza rozmowa jest bezpłatna.
Umów bezpłatną konsultacjęNajczęstsze pytania
Czy influencer musi wystawić fakturę agencji?
Jeśli prowadzi firmę - tak, za usługi dla firm wystawia fakturę (przy zwolnieniu z VAT na żądanie nabywcy, ale agencje praktycznie zawsze jej żądają). Bez firmy, w działalności nierejestrowanej, też wystawiasz na żądanie agencji fakturę bez VAT (potrzebny NIP) - rachunek nie zastępuje faktury u podatnika zwolnionego z VAT. Przy umowie o dzieło lub zlecenia nie ma faktury, a podatek rozlicza agencja.
Co wpisać w nazwie usługi na fakturze za współpracę?
Konkretny opis zgodny z umową: rodzaj usługi (usługa reklamowa, lokowanie produktu, sprzedaż miejsca reklamowego), platformę, liczbę materiałów, markę lub kampanię i okres. Ogólne „usługi marketingowe” utrudniają obronę stawki ryczałtu.
Czy influencer musi wystawiać faktury w KSeF?
Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek KSeF obejmuje także małych podatników, w tym zwolnionych z VAT. Do 31 grudnia 2026 r. można wystawiać faktury poza KSeF, jeśli ich łączna wartość w miesiącu nie przekracza 10 000 zł brutto. Od 1 stycznia 2027 r. KSeF obowiązuje wszystkich.
Jak wystawić fakturę bez VAT jako influencer?
Jeśli korzystasz ze zwolnienia podmiotowego (sprzedaż do 240 000 zł w 2026 r.), wystawiasz fakturę bez VAT z oznaczeniem zwolnienia i podstawą prawną: art. 113 ust. 1 ustawy o VAT.
Do kiedy wystawić fakturę za kampanię?
Najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wykonałeś usługę, np. opublikowałeś ostatni materiał. Faktury nie można wystawić wcześniej niż 60 dni przed wykonaniem usługi.
Jak zafakturować barter z dopłatą?
Faktura obejmuje całe wynagrodzenie: część pieniężną i wartość rynkową produktu. Marka wystawia Ci fakturę za produkt, a rozliczenie następuje przelewem dopłaty i kompensatą.
Czy jedna faktura może mieć dwie stawki ryczałtu?
Na fakturze nie ma stawki ryczałtu, ale możesz rozbić usługę na pozycje (np. usługa reklamowa i sprzedaż miejsca reklamowego). Ułatwia to przypisanie przychodu do stawek 15% i 8,5% w ewidencji.
Podstawy prawne
- Ustawa o VAT - art. 106b (obowiązek wystawienia faktury), art. 106e (elementy faktury), art. 106i (terminy), art. 113 (zwolnienie podmiotowe), przepisy o KSeF i przepisy przejściowe na 2026 r.
- Ustawa o zryczałtowanym podatku dochodowym - stawki ryczałtu i ewidencja przychodów.
- Ustawa o PIT - art. 22p (płatności na rachunek spoza białej listy).
Stawki, limity i klasyfikacje bywają aktualizowane, a interpretacje KIS potrafią być rozbieżne. Ten materiał ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej - w indywidualnej sprawie potwierdź stan prawny lub skonsultuj się z księgowym.